Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Mercredi 7 septembre 2022 à 19 h
Réunion tenue au 1185, route 1, Petit-Ruisseau (Nouvelle-Écosse)

PRÉSENTS : Conseil : préfet Yvon LeBlanc, sous-préfet Eric Pothier, conseillers Nil Doucet, Danny Hill, Philippe Gaudet, Brian Comeau, Carl Deveau et Nadine Comeau
Personnel : DG Stephane Cyr, directrice des finances Ginette Cheff, adjointe exécutive Nicole Comeau et agente de communication Amy Paradis
Présentateurs : Rob Stephenson, WREN
ABSENT:


1) Appel à l’ordre
Le préfet appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) Adoption de l’ordre du jour

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que l’ordre du jour proposé soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

3) Déclaration de conflit d’intérêts
Aucune déclaration n’est faite.

4) Présentations
4.1 Programme de transition des entreprises – Rob Stephenson, WREN
Rob Stephenson, responsable de Business Now du WREN, parle au conseil du programme de transition des entreprises (pdfvoir la présentation ci-jointe).

Le programme associe les propriétaires d’entreprise qui souhaitent vendre leur entreprise à des consultants qualifiés qui les guident tout au long du processus de transition. Étant donné le vieillissement de la population de la région, on croit qu’un nombre croissant de propriétaires d’entreprise voudront prendre leur retraite dans les prochaines années. Ainsi, le WREN informe le conseil de ce programme en espérant qu’il partagera l’information avec les électeurs et dirigera certaines personnes vers le programme.  

5) Rapports des employé(e)s
5.1 Mise à jour financière – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances présente un aperçu de la situation financière de la Municipalité (pdfvoir le rapport ci-joint).

6) Affaires découlant des réunions précédentes
6.1 Grand Réveil Acadien 2022
En 2020, la Municipalité a reçu une lettre du Grand Réveil Acadien l’invitant à participer à ses festivités en prévision du CMA 2024. Malheureusement, l’événement a été annulé en raison de la COVID-19. En 2022 le Grand Réveil Acadien est de retour (il aura lieu en octobre), et les organisateurs ont de nouveau invité le conseil à y participer. Le DG est de l’avis qu’il s’agit d’une bonne occasion de promouvoir le CMA 2024 et la Municipalité de Clare et, ainsi, recommande au conseil d’envisager d’envoyer une délégation. Le conseil est d’accord et enverra une délégation composée des personnes suivantes :

  • Préfet Yvon LeBlanc
  • Conseillère Nadine Comeau
  • Conseiller Philippe Gaudet (à confirmer)
  • Amy Paradis, agente de communication
  • Stephane Cyr, DG

La planification du voyage est en cours avec des événements prévus du 5 au 9 octobre, y compris le renouvellement de l’entente de jumelage avec Church Point, en Louisiane, le 8 octobre.

Le CMA 2024 enverra également une délégation en Louisiane. Le DG est en discussion avec Vaughne Madden, directrice générale du CMA 2024, par rapport aux occasions de collaboration et de promotion croisée.

7) Nouvelles affaires
7.1 Plan d’investissement en capital 2022-2026
Le DG présente le plan quinquennal d’investissement en capital proposé de la Municipalité (2022-2026) pour examen et considération par le conseil (voir le document ci-joint).

Ce document annuel doit être approuvé par une motion du conseil et soumis à la province de la Nouvelle-Écosse au plus tard le 30 septembre 2022. Le plan pourra être modifié si de nouvelles occasions de projets se présentent ou si une décision est prise de ne plus aller de l’avant avec un projet spécifique. Le conseil appuie le plan proposé et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’approuver le plan d’investissement en capital sur cinq ans (2022-2026) de la Municipalité tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

7.2 Cartographie des lignes d'inondation – bassin versant de Meteghan
La Province de la Nouvelle-Écosse a demandé à la Municipalité d’établir un partenariat pour faire la cartographie des lignes d’inondation du bassin versant de Meteghan. L’exercice de cartographie lui-même est géré par le personnel de la Municipalité et est entièrement financé (100 %) par la province de la Nouvelle-Écosse. Il a pour but d’informer sur les possibilités de développement au sein de la Municipalité ainsi que sur les révisions futures à l’arrêté sur l’utilisation des terres de la Municipalité.

Pour faire suite à la demande de la Province, la Municipalité a lancé un appel d’offres pour la cartographie des lignes d’inondation du bassin versant de Meteghan. La date de clôture était le 29 juillet 2022. Au total, quatre soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le DG et des représentants de la province recommandent que le contrat soit accordé à WSP Canada Inc. au montant de 80 647 $ plus TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder le contrat pour la cartographie des lignes d’inondation du bassin versant de Meteghan à WSP Canada Inc. au montant de 80 647 $ plus TVH.
MOTION ADOPTÉE

7.3 Plan conceptuel et d’interprétation – Rendez-vous de la Baie
Ce projet vise essentiellement à rafraîchir le musée existant au Rendez-vous de la Baie, ce qui n’a pas été fait depuis son ouverture en 2010. La date de clôture de l’appel d’offres pour ce plan était le 12 août 2022. Au total, deux soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le gérant du tourisme et le DG recommandent que le contrat soit accordé à Denise Saulnier Design au montant de 20 000 $. La province de la Nouvelle-Écosse et l’Université Sainte-Anne se sont déjà engagées à verser 10 000 $ et 5 000 $, respectivement, pour ce plan, et les 5 000 $ restants étaient déjà inclus dans le budget de fonctionnement 2022-2023 de la Municipalité. Le conseil accepte et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder le contrat pour le plan conceptuel et d’interprétation du Rendez-vous de la Baie à Denise Saulnier Design au montant de 20 000 $.
MOTION ADOPTÉE

7.4 Demande de financement au programme BCVI – Centre des anciens combattants de Clare
Durant une réunion virtuelle le 11 août avec des représentants du Programme pour les bâtiments communautaires verts et inclusifs (BCVI), on a demandé à la Municipalité de mettre à jour ses chiffres et d’augmenter sa proposition, qui était d’environ 2,3 millions de dollars, à 3 millions de dollars (le maximum autorisé dans le cadre de ce programme en particulier), afin de tenir compte de l’inflation et de la hausse des coûts de construction. Cela signifierait un financement fédéral de 80 % ou de 0,20 dollar, le maximum autorisé (une excellente optimisation). Même si la personne en question a clairement indiqué qu’elle ne serait pas celle qui prendrait la décision finale relative au financement, elle a mentionné que les annonces seraient probablement faites en octobre et a fortement recommandé à la Municipalité d’augmenter ses chiffres maintenant et de les soumettre rapidement puisqu’elle ne pourra pas faire une demande de fonds supplémentaires après que le projet aura été approuvé. Toutefois, pour ce faire (et demander le plein montant, c’est-à-dire 3 millions de dollars), la Municipalité aurait besoin d’augmenter sa contribution initiale de 62 557 $, passant de 537 443 $ à 600 000 $, afin d’égaler le 20 % et de maximiser les fonds disponibles pour le projet. Le DG recommande fortement au conseil d’aller de l’avant avec cette augmentation, compte tenu des conversations récentes avec les représentants du programme BCVI. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Brian Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’augmenter la contribution municipale au projet proposé de revitalisation du Centre des anciens combattants de Clare de 537 443 $ à 600 000 $, et que ces fonds soient pris de la réserve de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

7.5 Préparation et asphaltage du stationnement – Hub culturel
Un appel d’offres a été lancé pour la préparation et l’asphaltage du stationnement au Hub culturel. La date de clôture de l’appel d’offres était le 26 août 2022. Au total, trois soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, on recommande que le contrat soit accordé à Aberdeen Paving Ltd. au montant de 58 300 $ plus TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve municipale du Fonds pour le développement des collectivités du Canada. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder le contrat pour la préparation et l’asphaltage du stationnement du Hub culturel à Aberdeen Paving Ltd. au montant de 58 300 $ plus TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve municipale du Fonds pour le développement des collectivités du Canada. 
MOTION ADOPTÉE

7.6 Politique de cession des actifs en surplus (ébauche)
Le DG a transmis au conseil une ébauche de politique pour son examen et étude. La politique porte sur l’élimination ordonnée des actifs en surplus appartenant à la Municipalité. Les méthodes d’élimination acceptables, telles que décrites dans la politique, sont laissées à la discrétion de la direction générale. Après avoir examiné la politique, le conseiller Brian Comeau recommande qu’une limite de 10 000 $ soit établie pour la valeur des actifs, et que si cette limite est atteinte, le DG doive consulter le conseil avant l’élimination. Le DG et le conseil sont d’accord. Aucun autre changement n’est proposé. Le DG intégrera cette recommandation à l’ébauche actuelle de la politique et la présentera de nouveau au conseil à une date ultérieure.

7.7 Remboursement de l’impôt foncier
Normalement, le conseil rembourse au prorata le montant d’impôt en cas d’incendie. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation pour aller de l’avant avec le remboursement :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de rembourser le montant de l’impôt foncier suivant conformément à la réduction d’évaluation de la Property Valuation Services Corporation pour la raison décrite ci-dessous :  

No de compte

Montant de l’évaluation  

Remboursement d’impôt 

Année

Raison

02622874

22 300 $

870,09 $

2022

Dommages - feu

MOTION ADOPTÉE

7.8 Dangereux et inesthétique
La Municipalité a reçu des plaintes en vertu de son arrêté sur les biens dangereux et inesthétiques concernant les propriétés situées aux 9121, 9125 et 9127 à La Butte. L’agente chargée de l’application des arrêtés municipaux a visité les lieux et recommande qu’une visite de suivi soit effectuée par l’inspecteur des bâtiments de la Municipalité. Une fois que cette visite aura été faite, on contactera le propriétaire (ou les propriétaires) pour l’informer des mesures d’atténuation requises.

7.9 Installation de la piste d’athlétisme
Ayant reçu un certain nombre de commentaires concernant le manque d’éclairage à la nouvelle piste d’athlétisme, le conseiller Philippe Gaudet demande si le conseil souhaite discuter de cette question avec l’Université Sainte-Anne. Selon le DG, l’Université Sainte-Anne a elle aussi reçu des commentaires semblables, et examine présentement différentes options d’éclairage. Une fois que des options viables auront été établies, elles seront présentées au conseil. Il est à noter que les conduits nécessaires à l’installation d’un éclairage font partie de la conception actuelle et sont déjà en place.

8) Questions et commentaires du public

9) Session à huis clos
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
9.1 Négociations contractuelles
9.2 Questions relatives au personnel

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

10) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le mercredi 5 octobre 2022 à 19 h.

11) Levée de la séance

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet de lever la séance à 20 h 56.

Soumis par :  
Nicole Comeau,
adjointe exécutive